Politique de confidentialité
Politique de protection des renseignements personnels
1. ÉNONCÉ
Santé mentale Québec Lac-St-Jean s'est engagée à respecter la vie privée des personnes en ce qui a trait aux renseignements personnels et à assurer la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont confiés dans le cadre de l’exercice de ses activités. Elle reconnaît qu'il s'agit là d'un élément essentiel du maintien de la confiance du public à son égard.
Santé mentale Québec Lac-St-Jean vise à maintenir un équilibre entre le droit à la protection de la vie privée et le besoin de recueillir ou d’utiliser des renseignements personnels dans le cadre de ses activités.
Notre politique de protection des renseignements personnels décrit nos normes de collecte, utilisation, communication et conservation de vos renseignements personnels. Notre politique explique également la façon dont nous protégeons vos renseignements personnels et votre droit d’accès à ceux-ci.
2. PROCÉDURES
2.1 Source de la protection des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels de Santé mentale Québec Lac-St-Jean est encadrée par la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels. Cette Loi établit le caractère confidentiel des renseignements personnels et en régit la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation. La Loi s’applique aux renseignements personnels quel qu’en soit le support.
2.2 Définition de renseignements personnels
La définition de renseignements personnels englobe de façon générale les renseignements qui identifient un individu ou un ensemble de renseignements qui permettent d’identifier un individu.
2.3 Fins de la collecte des renseignements
Nous devons recueillir des renseignements vous concernant afin de vous fournir des services de haute qualité. La nature et la sensibilité des renseignements que nous recueillons à votre sujet varient en fonction des services que nous vous fournissons et des exigences légales auxquelles nous devons nous conformer. Si vous avez des questions ou des commentaires concernant les fins pour lesquelles nous recueillons certains renseignements, n’hésitez pas à communiquer avec nous à l’adresse figurant à la fin de cette politique.
2.4 Partenaires
Nous travaillons en partenariat avec un certain nombre d'organismes qui, dans l'exercice de leurs fonctions, ont un accès limité aux renseignements personnels que nous détenons. Ceux-ci comprennent, par exemple, des consultants en informatique fournissant un soutien technique, des vérificateurs comptables, etc.
Nous ne partageons / ne vendons pas vos informations avec des tiers.
2.5 Objectifs primaires de la collecte de renseignements personnels
À propos des clients
Pour nos clients, le but principal de la collecte de l'information est de fournir les meilleurs services possibles, en répondant adéquatement aux besoins de la clientèle.
Cette collecte répond aux exigences législatives de la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels.
À propos des membres du conseil d'administration (s’il y a lieu)
L'objectif principal de la collecte d'informations est de permettre la distribution d'informations pertinentes pour leur permettre de s'acquitter de leurs responsabilités en tant que membres du Conseil.
3. POLITIQUES ET PROCÉDURES
3.1 À propos du personnel
Pour le personnel, notre objectif principal pour la collecte de renseignements personnels est de remplir la liste de paie, de fournir des avantages aux employés et aux personnes à charge, au personnel de contact, etc.
Le deuxième objectif principal est de satisfaire aux exigences législatives et d'assurer le service à la clientèle et de la main-d’œuvre.
3.2 Consentement
Lorsque nous recueillons des renseignements personnels à votre sujet, nous obtenons votre consentement afin de les utiliser aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous devons obtenir votre consentement pour utiliser vos renseignements à d’autres fins ou pour recueillir des renseignements additionnels à votre sujet.
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles. Nous vous informerons des conséquences d’un tel retrait, y compris la possibilité pour nous de ne pouvoir vous fournir un service. Si vous choisissez de retirer votre consentement, nous l’inscrirons à nos dossiers.
3.3 Limites de la collecte, utilisation et communication
Nous limitons la collecte de vos renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins qui vous ont été expliquées.
Nous recueillons les renseignements personnels directement de vous, à moins que vous n’ayez consenti à ce que nous recueillions ces renseignements auprès de tiers ou que la loi nous y autorise.
Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Cela signifie que nous ne pouvons pas utiliser vos renseignements personnels à toute autre fin sans votre consentement, à l’exception des mesures prévues par la loi.
4 POLITIQUES ET PROCÉDURES
4.1 Accès
Nous ne pouvons divulguer vos renseignements personnels à quiconque sans votre consentement, à l’exception de ce qui pourrait être requis par la Loi. Vos renseignements personnels ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées à y accéder et pour qui cela est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.
4.2 Responsabilité
Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en notre possession ou qui sont sous notre garde, y compris les renseignements que nous confions à des tiers aux fins de traitement. Nous exigeons de ces tiers qu’ils conservent ces renseignements selon des normes strictes de confidentialité et de sécurité.
4.3 Mesures de sécurité
Nous comprenons l'importance de protéger les informations personnelles. Pour cette raison, nous avons mis en place et continuons à élaborer des mesures de sécurité rigoureuses afin que vos renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre toute consultation, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.
4.4 Conservation et destruction des renseignements personnels
Nous devons conserver les renseignements personnels pendant un certain temps pour nous assurer que nous pouvons répondre à vos questions sur les services fournis et pour notre propre responsabilité envers les organismes législatifs et réglementaires externes. Cependant, nous ne souhaitons pas conserver les informations personnelles passé la durée prédéterminée afin de protéger votre vie privée.
Nous conservons nos fichiers clients pendant 2 ans après la fin de notre relation d’affaires avec eux. Les registres financiers sont conservés pendant sept ans. Les dossiers des employées sont conservés pendant sept ans après la cessation d'emploi. Les curriculums vitae sont conservés pendant 6 mois après la réception.
Nous détruisons les fichiers papier contenant des informations personnelles par déchiquetage. Nous détruisons les informations électroniques en les supprimant, et lorsque le matériel est mis au rebut, nous nous assurons que le disque dur est détruit et que les informations qu’il contient sont définitivement irrécupérables.
5. CONSERVATION DE VOS DONNÉES
Vos données personnelles sont conservées dans une base de données détenue par Webrio, agence Web située dans la province de Québec au Canada. Toutefois, vos Renseignements personnels sont hébergés aux États-Unis, en Virginie auprès du fournisseur de service Amazon Web Services, par la voie de leur Service de base de données relationnelles (RDS). Vos données personnelles entreposées et sauvegardées chez AWS sont protégées grâce à une technologie de cryptage. Vos Renseignements personnels hébergés aux États-Unis sont assujettis à des règles de protection des Renseignements personnels différentes, puisque soumises aux lois applicables localement et peuvent faire l’objet d’une divulgation aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation de cet autre pays, conformément aux lois en vigueur dans celui-ci. Cependant, nos pratiques concernant vos données personnels continueront à tout moment d’être régies par la présente politique de confidentialité dictée par la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Lorsque nous collectons vos données, nous nous engageons à maintenir un haut niveau de confidentialité dans le respect et la sécurité de vos renseignements personnels, en intégrant les dernières innovations technologies et numériques. En dépit des mesures décrites ci-dessus, aucune méthode de transfert et de conservation de données n’est entièrement sécurisée ni exempte d’erreur. Nous ne pouvons pas vous garantir une sécurité absolue. Si vous avez des motifs de penser que votre relation avec nous n’est plus sécure (par exemple, si vous estimez que la sécurité de vos données que vous nous avez fournies a été compromise), veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées de la section « Contactez-nous » ci-dessous.
6. POLITIQUES ET PROCÉDURES
6.1 Demande d’accès à l’information et rectification
Vous avez le droit de savoir si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et de consulter ces renseignements. Vous avez également le droit de demander la façon dont nous avons recueilli vos renseignements personnels, comment nous les avons utilisés et à qui ils auraient pu être communiqués.
Ces renseignements vous seront fournis dans un délai de 30 jours suivant la réception de votre demande écrite.
Si vous croyez qu'il y a une erreur dans l'information, vous avez le droit de demander qu'elle soit corrigée. Nous pouvons vous demander de fournir une documentation indiquant que nos fichiers sont erronés. Lorsque nous convenons que nous avons commis une erreur, nous allons faire la correction et informer toute personne à qui nous avons envoyé cette information.
6.2 Préoccupations et plaintes
En vertu de la Loi 25, le conseil d’administration a désigné Gilla Juneau pour agir à titre de responsable de la protection des renseignements personnels de Santé mentale Québec Lac-St-Jean.
Toute demande d’accès à l’information ou demande de rectification doit donc être transmise à l’adresse suivante :
Gilla Juneau
direction@smqlsj.com
Répondra à vos questions ou préoccupations.
Si vous êtes insatisfait de la réponse à votre demande d'accès aux renseignements personnels, vous serez informé des procédures de réclamation et des recours disponibles devant la Commission d’accès à l’information.
Les plaintes seront traitées conformément aux politiques et procédures internes en matière de gestion des plaintes (section suivante).
7. Procédure de traitement des plaintes
7.1 Réception des plaintes
Les plaintes peuvent être déposées par écrit, par téléphone, par courrier électronique ou via tout autre canal de communication officiel. Elles sont enregistrées dans un registre centralisé, accessible uniquement au personnel désigné.
Les employés informeront immédiatement le responsable du traitement des plaintes.
Le responsable désigné examine chaque plainte pour évaluer sa pertinence et sa gravité.
Les plaintes frivoles, diffamatoires ou sans fondement évident, peuvent être rejetées. Toutefois, une justification vous sera fournie.
Santé mentale Québec Lac-St-Jean se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment et s’engage à la mettre à jour sur son site internet.